Pravidla pro označení sídla firmy a provozovny v České republice

Založili jste si firmu nebo jste se stali živnostníkem a těšíte se na začátek nového podnikání? Tak zpozorněte, ještě před tím, než začnete činit cokoliv jiného, je třeba pamatovat na povinnost označení sídla. Pokud totiž tuto povinnost nesplníte, zbytečně se vystavujete nebezpečí až desetitisícových pokut, které se v začátcích podnikání mohou hodit.

Co je to sídlo a kam jej můžu umístit?

V první řadě je třeba si vyjasnit, co to vůbec sídlo podnikatele, resp. firmy. Sídlo je adresa, kde je podnikatel (právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba - OSVČ) zapsán v obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku. Je to tedy adresa, kde má podnikatel své hlavní administrativní sídlo. Sídlo je také oficiální korespondenční adresou pro komunikaci se státními orgány (např. s finanční správou nebo živnostenským úřadem).

Sídlo firmy nemusí být pouze a jen v kancelářských budovách nebo podnicích, ale může být i v bytě. Adresa sídla se pak zapíše do příslušného veřejného rejstříku, např. obchodní rejstřík nebo rejstřík živnostenského podnikání. To, kam je vhodné umístit sídlo, se liší podle specializace vašeho podnikání. Pokud poskytujete IT služby, pravděpodobně ničemu nebude vadit, pokud si sídlo společnosti umístíte do svého místa bydliště. Pokud však provozujete pneuservis, bude lepší zvolit jako sídlo místo, kde skutečně dochází k provozování této činnosti, byť ničemu nebrání, abyste sídlo vašeho pneuservisu bylo u vás doma.

V případě obchodních společností je pak poměrně časté umisťování sídla na tzv. „virtuální sídla“, kdy pravidelně hradíte poplatek za to, že užíváte konkrétní adresu jako sídlo vaší společnosti. Ze statistik vyplývá, že téměř každá osmá společnost má virtuální sídlo.

Pozor na sídlo zapsané v rejstříku!

Pokud sice všude uvádíte adresu, na které se skutečně zdržujete, ale někdo bude chtít zaslat písemnost na adresu, která je uvedena ve veřejném rejstříku, bude takové jednání vůči vám účinné, a to i v případě, že vaše podnikání probíhá na zcela jiné adrese. Navíc pak nelze namítat, že skutečné sídlo se nachází na jiném místě. Na zapsání sídla budete potřebovat rovněž právní důvod užívání daného sídla - bude tedy třeba prokázat vlastnictví nemovitosti nebo např. nájemní smlouvu.

Čtěte také: Více o OSB deskách

U sídla OSVČ je pak třeba zajistit schopnost komunikace s úřady a přijímání korespondence. Pokud má OSVČ sídlo jinde než na adrese svého trvalého bydliště, musí k této nemovitosti prokázat vlastnické nebo užívací právo.

Musím označit místo svého sídla?

Ano, taková povinnost pro vás vyplývá z právních předpisů a je vaší povinností mít vaše sídlo, respektive provozovnu označenou, a to trvale, zvenčí a viditelně. Musí být uveden název obchodní firmy nebo název jako takový, případně jméno a příjmení podnikatele a jeho identifikační číslo (IČO).

V případě, že v rámci své podnikatelské činnosti přicházíte do styku se spotřebiteli, je třeba, aby byla spolu s výše uvedenými údaji uvedena i otevírací doba a odpovědná osoba s výjimkou mobilních provozoven a automatů.

Ačkoli by se tato povinnost v době moderních komunikačních a polohových technologií mohla zdát nadbytečnou, svou úlohu nadále plní.

Jakým způsobem pak má podnikatel takovéto viditelné označení provést?

Viditelné označení sídla podnikatele je takové, které plní informační funkci, což znamená, že má být patrné osobám odlišným od podnikatele. Tento závěr vyplývá z rozhodnutí Nejvyššího správního soudu (NSS), který přezkoumával situaci, kdy se podnikatel bránil uložení pokuty ve výši 2 000 Kč za spáchaný přestupek. Bylo totiž zjištěno, že označení podnikatele se nacházelo pouze na vchodových dveřích rodinného domu, které nebylo vidět z ulice.

Čtěte také: Ochrana podlahy plastovými lištami

NSS k tomu mj. uvedl, že základním smyslem uvedené povinnosti je informovat třetí osoby (veřejnost), že v objektu se nachází sídlo podnikatele. Ať již tím je pouze potvrzena informace, kterou o umístění sídla získala třetí osoba z jiných zdrojů (např. z veřejných rejstříků, smlouvy, faktury, doručované zásilky), nebo tím, že je kolemjdoucím získána zcela nová informace. Účelem této povinnosti je potvrdit třetí osobě, že se nachází v místě, kde se může pokusit vejít v osobní styk s podnikatelem. Není rozhodné, že k takovému osobnímu kontaktu dochází zřídka či že je vznik takového kontaktu nepravděpodobný.

Dle NSS je pak také jediným udržitelným výkladem požadavku viditelnosti označení sídla, který vyplývá ze zákona takový, že označení musí být vnímatelné zrakem, musí z něho být dostatečně patrné identifikátory podnikatele a musí být patrné osobám odlišným od podnikatele. Pokud má totiž označení plnit informační funkci o sídle jako o kontaktním místě podnikatele, nepostačí, pokud bude čitelné pouze pro osoby žijící v daném rodinném domě (tedy zejména pro fyzické osoby, které stojí za právnickými osobami v tomto domě sídlícími).

Požadavek na viditelnost označení sídla z místa, které je veřejnosti přístupné, resp. na které je veřejnosti umožněn přístup, je dle Nejvyššího správního soudu obsažen již ve smyslu označení sídla jako takového. Aby bylo označení sídla pro osoby odlišné od podnikatele (a osoby žijící v rodinném domě) viditelné, musí být viditelné přímo z místa, na které má veřejnost přístup, protože v opačném případě nemůže plnit svoji informační funkci. Závěr, zda je označení sídla viditelné, je nicméně možné vždy učinit jen na základě konkrétních okolností daného případu.

Zákonný požadavek na označení sídla podnikatele ve smyslu ust. § 31 odst. 2 zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (dále jen „ŽZ“) je naplněn pouze tehdy, je-li označení sídla podnikatele viditelné z veřejně přístupného místa (veřejného prostranství), případně, je-li k němu zajištěn přístup veřejnosti. Požadavek viditelnosti označení sídla podnikatele má kromě informační funkce sloužit i jako jakási prevence zastřených a skrytých sídel, a tím přispět k ochraně spotřebitele.

Provozovna vs. sídlo podnikání

Provozovnu definuje Živnostenský zákon jako „prostor, v němž je živnost provozována.“ Provozovna je tedy konkrétní místo, kde dochází k vykonávání podnikatelské činnosti. Může jít například o kancelář, obchodní prostor nebo dílnu.

Čtěte také: Označení zvukové izolace

Místo podnikání je v právu zastaralým názvem, kterým se dříve označovalo sídlo podnikajících fyzických osob (OSVČ). Nyní se ale používá pouze jednotný pojem sídlo.

To, zda musíte mít oficiální provozovnu, záleží na charakteru vaší podnikatelské činnosti - pokud podnikání provozujete na jednom místě, kde něco vyrábíte nebo se setkáváte s klienty, provozovnu mít musíte.

• Online podnikání (např. e-shop): provozovnu mít nemusíte.
• Osobní trenér, lektor: docházíte za klienty do různých prostor, takže provozovnu mít nemusíte.

Označení provozovny

Každá provozovna musí být jasně označena. Pokud provozovna slouží k prodeji zboží či poskytování služeb spotřebitelům, je třeba, aby označení obsahovalo:

• Název firmy (obchodní firmu) nebo jméno a příjmení podnikatele.
• Identifikační číslo (IČO).
• Jméno a příjmení osoby odpovědné za činnost provozovny.
• Provozní doba určená pro styk se spotřebiteli.

Na správné označení provozovny je přitom třeba dávat řádný pozor. Živnostenský zákon (kromě obsahových náležitostí označení) totiž počítá se třemi parametry správně provedeného označení provozovny - viditelností, trvalostí a provedením zvenčí (tedy zejména na exteriéru budovy).

Označení musí být kromě toho umístěno zvenčí provozovny. Všechny tři parametry musí být splněny současně a splnění jednotlivých parametrů se vzájemně ovlivňuje. Za správně provedené označení provozovny například není možné považovat takové označení, které je po ukončení otevírací doby sňato z budovy a uloženo do jejího interiéru, neboť není trvale zvenčí a patrně ani trvale viditelné. Otázka přístupu veřejnosti k označení přitom z logiky věci nemůže hrát u označení provozovny roli, protože provozovna je pojmově určena k tomu, aby ji navštěvovala veřejnost. Požadavek na umístění označení zvenčí má tedy spotřebitele, věřitele, orgány veřejné moci či jen prosté kolemjdoucí informovat o skutečnosti, že v daném objektu podniká ten či onen podnikatel a dochází zde k obchodním stykům.

Mobilní provozovna je přemístitelná a může být umístěna na různých místech. Provozovnou může být i prodejní automat, který nabízí zboží nebo služby.

Ohlášení provozovny

Pokud zakládáte provozovnu, máte povinnost tuto informaci ohlásit na živnostenském úřadu (nejpozději tři dny před zahájením činnosti v provozovně). Stejně tak máte ohlašovací povinnost i v případě, že byste provozovnu přemisťovali nebo rušili. Pokud byste provozovnu uzavírali pouze dočasně, máte povinnost vyvěsit tuto informaci na dostupné a dobře viditelné místo (například prosklené dveře prodejny).

Provozovnu je nutné ohlásit pomocí jednotného registračního formuláře, který vám poskytne živnostenský úřad. Do formuláře uvedete své jméno a příjmení (nebo název firmy), identifikační číslo a sídlo. Rovněž si s sebou nezapomeňte vzít dokument, který dokládá vaše vlastnická nebo užívací práva k nemovitosti, kde plánujete provozovnu otevřít.

Schválení hygienou

V některých případech budete potřebovat také schválení provozovny hygienou. To, zda schválení potřebujete, záleží na rizikovosti podnikatelské činnosti a rizicích, kterým budou vystaveni vaši zaměstnanci a zákazníci. V praxi se bude jednat zejména o služby péče o tělo a stravovací zařízení.

Služby péče o tělo

Služby péče o tělo v sobě skrývají kadeřnické služby, pedikúru, manikúru, solárium, kosmetické, masérské, regenerační a rekondiční služby a rovněž také všechny činnosti, při kterých dochází k porušení integrity kůže (např. tetování, piercing). V tomto případě je nutné, aby byla provozovna stanovená k tomuto účelu ze strany stavebního úřadu a rovněž je potřeba také schválení orgánem ochrany veřejného zdraví (hygienou).

V první řadě musí mít provozovna provozní řád. V provozovně je možné používat pouze pitnou vodu. Pokud provozovna čerpá vodu odjinud než z veřejného vodovodu (např. studna), je potřeba nechat udělat rozbor vody. Provozovna by měla být vybavena úklidovou místností, kde by měla být výlevka s teplou a studenou vodou a prostor k uložení úklidových prostředků. Další povinností je mít v provozovně k dispozici toaletu s umyvadlem a mýdlem.

Stravovací zařízení

Mezi stravovací zařízení řadíme provozovny, kde dochází k výrobě, přípravě nebo rozvozu pokrmů. Provozovna stravovacího zařízení musí mít skladovací, provozní a jídelní prostor pro strávníky. Na všech úrovních výroby, zpracování a distribuce potravin musí být zajištěna ochrana proti kontaminaci. Je nezbytné předejít křížení „nečistého“ provozu, kde se zpracovávají syrové potraviny, myje nádobí a likvidují odpadky, s „čistým“ provozem, kde dochází k tepelnému zpracování pokrmů a jejich finální úpravě. V jídelně musí být jasně oddělené prostory pro výdej hotových pokrmů a příjem použitého nádobí. Provozovna musí mít samostatné vstupy pro strávníky a zaměstnance a oddělený přísun materiálu od odvozu odpadků. Provozovatel je povinen zajistit, aby měl spotřebitel viditelně zpřístupněné a snadno čitelné informace o přítomnosti alergenů v podávaných pokrmech.

Kolaudace prostoru

Kolaudaci prostoru, ve které máte provozovnu budete muset provést v případě, že je stavba určená k jinému účelu (nebo se jedná o novou nemovitost). V těchto případech si tedy budete muset prostor nechat zkolaudovat nebo si vyřídit změnu užívání stavby. Tu vyplníte a odevzdáte na místně příslušném stavebním úřadu nebo vyřídíte online prostřednictvím datové schránky nebo portálu stavební správy.

BOZP a požární ochrana

Každá provozovna musí dodržovat pravidla týkající se BOZP a požární ochrany. Máte povinnost vypracovat požární poplachové směrnice, které stanoví postupy při požáru, způsob vyhlášení požárního poplachu, evakuaci a další důležité pokyny. Provozovna musí mít odpovídající požární vybavení, které se určuje na základě rizik provozované činnosti. Typicky se jedná o hasicí přístroje. Ty musí být umístěny tak, aby byly snadno viditelné, volně přístupné a v místech s nejvyšším rizikem vzniku požáru. Máte povinnost zajistit volné příjezdové komunikace, nástupní plochy pro požární techniku a volný přístup k uzávěrům a rozvodným zařízením.

Odpadové hospodářství

Ať už vlastníte obchod s elektronikou, kavárnu nebo kosmetický salon, vždy vyprodukujete určité množství odpadu. Tento odpad se označuje jako tzv. živnostenský odpad. K tomu můžete využít buď obecní systém nakládání s komunálním odpadem (obce ale nemají povinnost tento druh odpadu přijímat) nebo na základě smlouvy s oprávněnou soukromou osobou. V praxi se malé množství živnostenského odpadu obvykle neřeší a spousta podnikatelů hází živnostenský odpad mezi ten komunální.

Další povinnosti

V souvislosti se sídlem jste povinni zajistit přebírání dopisů a jiných písemností zasílaných na adresu sídla a rovněž zajištění kontaktu s veřejností a státními úřady v sídle společnosti. Mimo to je třeba uvádět údaj o sídle na dopisech, fakturách, ale v některých případech i na webových stránkách a při změně vašeho sídla podat návrh na změnu sídla, a to neprodleně bez jakýchkoliv podkladů s tím, že vás stíhá rovněž povinnost nahlásit změnu sídla všem příslušným úřadům.

Alternativou, kterou využívá stále více státních institucí, je datová schránka. Ta se právnickým osobám zřizuje automaticky, a tak se nemusí obávat, že se jejich písemnost během doručování ztratí.

Rejstříkové povinnosti

Další oblastí, na kterou podnikatelé často zapomínají, jsou povinnosti vůči rejstříkům. To se jim může mnohdy vymstít. V posledních letech stát totiž klade stále větší důraz na eliminaci praní špinavých peněz a postihuje firmy napojené na organizovaný zločin.

Nejznámější z povinností je nutnost zveřejnit účetní závěrku, případně výroční zprávu. I když tato povinnost v Česku existuje už od 90. let, firmy ji často ignorují a Sbírka listin obchodního rejstříku tak zeje prázdnotou. Jak zjistily Hospodářské noviny, namátková kontrola, kterou v roce 2013 provedl Nejvyšší kontrolní úřad ukázala, že výroční zprávy v některých letech nezveřejnilo až 81 procent společností. Pokuta za nedodržení této povinnosti se může vyšplhat až na 100 tisíc korun a některé evropské země se snaží o její plošné zvýšení.

Další opomíjenou „rejstříkovou“ povinností je zápis firem do registru skutečných vlastníků. Ten funguje od loňského ledna a je neveřejný. I když do něj měly společnosti se začátkem letošního roku zapsat osoby, které mají na jejich chod fakticky nebo právně rozhodující vliv, většina firem tuto povinnost ignoruje. Ke konci července se do evidence podle deníku E15 zapsalo jen 124 tisíc z více než 522 tisíc firem. Zatím jim za opomenutí nehrozí žádné pokuty. Resort spravedlnosti ale chystá změnu a pravidla zpřísní.

Sankce za nedodržení povinností

Volba sídla tak není jen prostou „povinností“, která musí být, ale v případě, že zvolíte sídlo zbrkle, mohou nastat velké komplikace. Za porušení povinností totiž hrozí pokuta až sto tisíc korun českých nebo dokonce zrušení společnosti. Nelze zapomenout ani na povinné označení adresy sídla - tedy názvem obchodní firmy, případně jménem a příjmením a identifikačním číslem.

Adresa sídla nebo provozovna musí být označena názvem obchodní firmy, případně jménem a příjmením podnikatele a jeho identifikačním číslem. V případě, že adresa vašeho sídla nebude řádně označena (např. štítkem na budově), vystavujete se riziku pokuty až sto tisíc korun!

tags: #oznaceni #sidla #firmy #na #fasade #nebo

Oblíbené příspěvky:

• Rozměry beden na zahradní nářadí
• Luxus a funkčnost sádrové omítky
• Průvodce epoxidovým lepidlem pro magnety
• Jak na optimální stropní konstrukce s HELUZ a RAPID
• Jak vybrat rohovou vanu: Kompletní průvodce