Digitální archiv typizovaných staveb a správa stavební dokumentace

Digitální archiv stavební dokumentace naskenovaných i elektronicky vytvořených dokumentů přináší přehled, bezpečnost a okamžitý přístup k veškeré stavební i související dokumentaci. Digitalizovaná forma archivu zajišťuje nejen efektivní ukládání dokumentů a práci s nimi, ale také lepší komunikaci s klienty, státními nebo městskými institucemi.

Výhody digitálního archivu

• Centrálně všechny dokumenty na jednom místě
• Rychlý okamžitý přístup ke stavební dokumentaci
• Bezpečné, řízené uložení a práce s daty
• Jednoduché uživatelské prostředí
• Přehledné a intuitivní řešení
• Snadná orientace v archivu i dokumentech

„Mějte stavební dokumentaci vždy dostupnou, přehlednou a bezpečně uloženou.“

Funkcionality digitálního archivu

Přehledné ukládání, vyhledávání a správa dokumentů v jednom systému. Vyhledávání v digitálním archivu je rychlé a přesné díky pokročilým funkcím, které umožňují najít dokument během několika sekund.

• Vyhledávání dle metadat, klíčových slov a filtrování
• Fulltextové vyhledávání
• Uložená oblíbená hledání
• Zobrazení naposledy otevřených dokumentů
• Okamžitý přístup ke správným souborům

Strukturu složek a podsložek dokumentů v archivu je možné libovolně a jednoduše vytvořit dle potřeby konkrétní organizace. Díky tomu lze digitální archiv přesně přizpůsobit interním pravidlům, typu stavební dokumentace i způsobu práce jednotlivých týmů.

Užitečné funkcionality pro stavební archivy

• Přehledné a bezpečné uložení dokumentů
• Centralizace dat na jednom místě
• Možnost prohlížení a úprav dokumentů
• Vytváření složek a podsložek, třídění dokumentů
• Řízený přístup k dokumentům
• Přístup i z mobilních zařízení
• Hlídání termínů

Technologie ELO umožňuje rozšiřovat řešení o další dokumentové a procesní oblasti podle potřeb společnosti. Systém lze rozšířit například o komunikaci s datovými schránkami nebo o agendy jako faktury, smlouvy, objednávky či korespondenci.

Čtěte také: Vše o projektové dokumentaci Junior

Pasporty staveb

Řešení lze využít i pro správu pasportů staveb a v rozšířené podobě také pro pasportizaci majetku. Jedna platforma pro stavební dokumentaci i další evidenční agendy.

Mobilní přístup

Dokumenty jsou dostupné i z mobilních zařízení, což usnadňuje práci v terénu i rychlý přístup k důležitým podkladům. Dostupnost dokumentace odkudkoliv a kdykoliv.

Bezpečnost a kontrola

Přístup k dokumentům je řízen podle oprávnění, což zajišťuje bezpečnou práci s citlivou stavební dokumentací. Správná data pro správné uživatele.

Rozšiřitelnost systému

Digitální archiv jako základ širší digitalizace.

Národní archiv a spisová služba

Národní archiv jako správní úřad na úseku archivnictví a spisové služby kromě kontroly poskytuje původcům v předarchivní péči Národního archivu konzultace k problematice vedení spisové služby, k tvorbě spisových řádů apod. V rámci této konzultační funkce zveřejňuje Národní archiv svá stanoviska a názory na často pokládané dotazy, které vyplynuly z výkonu předarchivní péče nebo z poznatků při kontrolní činnosti.

Čtěte také: Zakládání staveb: Nové normy a technologie

Národní archiv zpracoval stanovisko, jaké povinnosti s ohledem na skartační řízení bude vyžadovat po původcích v jeho předarchivní péči. Rozhodné datum pro plnění všech povinností vyplývajících z platných právních předpisů je 1. srpen 2012. Připojujeme i rozbor ustanovení zákona č. 499/2004 Sb.

Výkon spisové služby je podporován programovými prostředky, kterými je elektronický systém spisové služby. Tento nástroj zastřešuje správu dokumentů v analogové (zpravidla listinné) podobě i dokumentů v digitální podobě (elektronické).

Povinnosti týkající se spisové služby

• Způsob záznamu údajů o kontrole dokumentu v digitální podobě na výstup z převodu tohoto dokumentu, kterým je dokument v analogové podobě; pouze při výkonu spisové služby v analogové podobě (§ 4 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Výčet všech užívaných evidencí dokumentů v členění dle jejich formy - evidence v listinné podobě/v elektronické podobě (§ 8 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Struktura evidenčního čísla v samostatné evidenci dokumentů (§ 11 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Uspořádání dokumentů ve spisu, pokud je odlišné od chronologického (§ 12 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Způsob tvorby spisu (§ 12 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Způsob rozdělování dokumentů podatelnou (§ 13 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Další způsoby vyřízení odchylné od stanovených vyhláškou (§ 14 odst. 2 písm. g) vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Podmínky podepisování odesílaných dokumentů včetně podmínek používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečetě, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka a podmínky používání úředních razítek (§ 65 odst. 7 zákona; § 17 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).
• Spisový a skartační plán, který stanovuje způsob ukládání dokumentů ve spisovně (§ 19 odst. 1 vyhlášky); je součástí spisového řádu (§ 66 odst. 2 zákona) a musí obsahovat náležitosti dle § 66 odst. 3 - 8 zákona.
• Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů ve spisovně včetně evidence (§ 19 odst. 2 vyhlášky).
• Způsob přípravy a průběhu skartačního řízení (§ 20 odst. 3 vyhlášky).
• Specifické podmínky ochrany osobních údajů a prostředky zpracování údajů ve jmenném rejstříku (§ 64 odst. 3 - 8 zákona, § 25 odst. 3 vyhlášky).
• Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích (§ 26 odst. 2 vyhlášky).
• Postup spisové rozluky (§ 68a odst. 3 zákona).

Pokud mají úřední charakter (ve smyslu činnosti původce), musí být označeny a zaevidovány (§ 5 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb. poslední věta).

Elektronické systémy spisové služby

Lze zobecnit, že každý systém spravující dokumenty je elektronickým systémem spisové služby dle zákona a musí splňovat požadavky legislativy včetně národního standardu, pokud jde o vlastní výkon správy dokumentů. Aby požadavky na tyto systémy nebyly tak striktní, byla snaha zjednodušit evidenci - odtud samostatné evidence dokumentů, dříve agendové systémy.

Zákon č. 499/2004 Sb. záměrně nehovoří o číslu jednacím právě z důvodu možnosti jiných evidencí. Opora pro samostatné evidence, resp. jejich nezávislost na čísle jednacím je dána v § 8 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., povinný obsah evidence pak v § 10 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).

Čtěte také: Zjistěte vše o suchých stavbách

Tvorba spisů

Povinnost vytvářet spis vyplývá pro veřejnoprávní původce z řady předpisů různé právní síly, například ze správního řádu, daňového řádu, kancelářských řádů soudů, ale i služebních předpisů.

Z hlediska vedení spisové služby je zásadní § 65 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.: „Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis…“ Pojem „všechny“ tedy zahrnuje jakékoliv množství: stačí pouze dva dokumenty, aby jejich spojení vytvořilo spis.

Pokud při vyřizování nebo jako součást procesu postoupení vznikne dokument (způsob vyřízení dle § 14 odst. 2 písm. a), b) a e) vyhlášky č. 259/2012 Sb.) nebo se jedná o takové vyřízení, které má za následek vznik dalšího dokumentu (automatické generování odpovědi a podobné funkce informačních systémů na základě datově strukturovaného podání), musí se stát součástí spisu (nebo dílu součásti typového spisu), protože takové alespoň dva dokumenty je nutné dle dikce archivního zákona spojit ve spisu. Nezáleží přitom na tom, zda jsou dokumenty v analogové nebo digitální podobě.

Elektronické podepisování a časové razítko

Elektronický systém spisové služby je konstruován právě za tím účelem, aby zajišťoval výkon spisové služby v celé jeho šíři a zajišťoval i tzv. autenticitu dokumentů. NSESSS ve svých požadavcích stanovuje řadu povinností, které podporují a svým plněním prokazují tzv. autenticitu a integritu dokumentů.

Subjekty definované v § 5 zákona č. 297/2016 Sb. musí dle pravidel stanovených v § 11 zákona č. 297/2016 Sb., v případě elektronického podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem opatřit dokumenty též kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem v případě, že se jedná o právní jednání těchto subjektů.

Převod dokumentu je možné od účinnosti novely vyhlášky č. 259/2012 Sb. (1. ledna 2015) provádět automatizovaně, bez porovnání každého vstupu a výstupu převodu fyzickou osobou. Záznamy a dokumenty je nutné převádět při jejich vyřízení (uzavření spisu). Podpis a kvalifikované elektronické časové razítko musí obsahovat vždy (§ 69a odst. 4 zákona).

Archiv architektury a stavitelství NTM

Archiv architektury a stavitelství je součástí Muzea architektury a stavitelství Národního technického muzea. Jedná se o neakreditovaný archiv dokumentující vývoj architektury na našem území převážně v období od druhé poloviny 19. století. Představuje jeden z nejvýznamnějších a také nejbohatších souborů architektonických plánů na našem území.

Je v něm uloženo zhruba 600 bm archiválií, konkrétně 250 archivních fondů a sbírek (údaj k 21. 3. 2024), které obsahují dohromady cca 750 tisíc plánů a 6 000 fotografií. Větší část tvoří osobní fondy architektů a stavitelů (J. Schulz, J. Zítek., J. Kotěra, J. Gočár, P. Janák apod.), v menší míře tematické sbírky, např. Národní divadlo, Rudolfinum, Soutěže, Mosty apod.

Archiválie jsou uloženy v moderním depozitáři v Čelákovicích, menší část v depozitáři přímo v hlavní budově NTM v Praze na Letné.

Historie Archívu architektury a stavitelství

Archiv ve smyslu určitého stále se rozrůstajícího souboru architektonických plánů, výkresů či dalších písemností, se utvářel v Technickém muzeu už od jeho založení v roce 1908, v přímé souvislosti s vytvářením sbírek dokumentujících architekturu a stavitelství a samozřejmě budováním expozic a výstav. Zpočátku se jednalo spíše o jednotliviny (např. plány Staroměstské radnice z roku 1783), později začaly převažovat osobní pozůstalosti.

V roce 1931 začal působit v rámci Technického muzea Archiv pro dějiny průmyslu, obchodu a technické práce. Skončilo tím období nesystematické akviziční činnosti a zvýšil se tlak na uspořádání archivu. Větší pozornost se těmto archiváliím věnovala až v první polovině čtyřicátých let. V souvislosti s nuceným přestěhováním Technického muzea ze Schwarzenberského paláce do karlínské Invalidovny v roce 1941 došlo sice na jedné straně k omezení akviziční činnosti, na straně druhé ale vyvstala myšlenka uspořádání archivních dokumentů.

O rok později vznikl zásluhou Zdeňka Wirtha a Ladislava Machoně tzv. Archiv architektonické tvorby. Představoval zásadní mezník v přístupu k archivním dokumentům architektury a stavitelství a první pokus o uspořádání Archivu architektury. V čele Archivu stál Ladislav Machoň, materiál se roztřídil a seskupil do celků podle jednotlivých architektů a v rámci vzniklých souborů podle jednotlivých projektů. Vedle toho se soustředila dokumentace konkrétních staveb, např. Národní divadlo, dokumentace k soutěžím, výstavám apod.

Na konci Hlouškova působení čítal archiv architektury 300-350 000 plánů a výkresů v celkem 137 archivních fondech a sbírkách. Přestože se o stísněných, nevyhovujících prostorách Invalidovny obecně vědělo, zůstal zde archiv architektury uložen až do povodní v srpnu 2002. Prakticky celý archiv architektury byl povodní těžce poškozen.

Přes zkázu způsobenou vodním živlem se však naprostou většinu archivu architektury podařilo zachránit. Rozhodující bylo především ohromné nasazení pracovníků NTM a dobrovolníků, stejně jako včasné zamražení všech postižených archiválií. Od začátku roku 2004 se archiválie postupně vysoušely a čistily.

Od roku 2004 v Archivu architektury a stavitelství působí kvalifikovaní archiváři. Archiválie se evidují v centrální evidenci Národního archivního dědictví. Od roku 2012 je většina archiválií uložena v novém depozitáři v Čelákovicích, menší část je uložena v depozitáři přímo v budově NTM v Praze na Letné.

Fondy a sbírky

Základem Archivu architektury a stavitelství jsou pozůstalosti, resp. osobní fondy význačných českých architektů, doplňované z dalších zdrojů. Slohově počíná obdobím historismů, časově zahrnuje období od poloviny 19. století do současnosti a místně území Čech a Moravy s převahou pražských materiálů.

Archivní dokumenty mají velmi pestrou formu - skici, výkresy, plány, fotografie, negativy, korespondence, osobní doklady, firemní dokumenty a prospekty.

Velmi reprezentativně jsou zastoupena období historických slohů (Josef Zítek, Josef Schulz, Antonín Wiehl, Antonín Viktor Barvitius), secese (Jan Kotěra, Josef Fanta, Alois Dryák, Jan Koula, Bohumil Hübschmann), českého kubismu (Pavel Janák, Josef Gočár) a zejména meziválečné období počínající purismem a vrcholící funkcionalismem.

Z novějšího období a současnosti se podařilo získat např. osobní fondy Otto Rothmayera, Miroslava Masáka, Václava Girsy nebo Vlado Miluniće.

Tabulka: Příklady fondů a sbírek v Archivu architektury a stavitelství NTM

Archiv architektury a stavitelství získává archiválie převážně formou koupě nebo darů, proces hodnocení a výběru archiválií provádí mimo skartační řízení. Soustřeďuje se na dílo a odkaz architektů, stavitelů či stavebních konstruktérů. Akviziční činnost stále pokračuje.

Unikátnost Archivu architektury a stavitelství nespočívá pouze ve stáří sbírek a reprezentativním zastoupení jednotlivých slohů, ale také v nebývalé celistvosti shromážděného materiálu, která není pro soubory tohoto druhu příliš obvyklá. Kromě výtvarně hodnotných architektonických plánů a skic se v archivu nacházejí rovněž stavební plány, fotografie i široká škála písemných dokumentů (korespondence, osobní doklady architektů a stavitelů aj.).

tags: #archiv #typizovanych #staveb

Oblíbené příspěvky:

• Inspirace pro použití okrasných kamenů
• Moderní výhody Bobrovky
• Podívejte se na testy nejpevnější oboustranné lepenky
• Obklady a dlažby ve světle šedé
• vše o kročejové izolaci T4000