Komplexní správa adres a informací o subjektech s integrací ARES

V systému je každý subjekt jednoznačně identifikován pomocí unikátního identifikátoru, který vstupuje do hlavičky dokladu. Tento klíč může být například IČO nebo rodné číslo, případně jakýkoli jiný kód, závisí na vnitropodnikové konvenci. K ověření údajů o existujícím subjektu nebo k založení nového subjektu slouží tlačítko „Ověř subjekt“.

Správa adres, kontaktních osob a bankovních účtů

Ke každému subjektu je možné evidovat více adres, z nichž některá slouží jako fakturační, jiná jako dodací atd. Každý subjekt má libovolně mnoho bankovních účtů a stejně tak libovolně mnoho kontaktních osob. Z nich vždy jedna adresa, jedna osoba a jeden bankovní účet jsou pro subjekt defaultní. Na dokladech může být použita kterákoli adresa, osoba, účet. Pomocí odkazů ve stránce je možné vyvolat vstupní formuláře pro zadání dalších adres (odkaz "Adresy"), osob (odkaz "Osoby") a bankovních účtů (odkaz "Bankovní účty"). Vedle odkazu je zobrazen počet zadaných adres, osob a bankovních účtů. Informace zobrazují pouze aktivní věty.

Detailní správa adres

Slouží k evidenci všech adres daného subjektu. Funkčnost je podobná jako v odkazu "Adresy" ze záložky „Základní údaje“. Vstupní formulář je rozdělen na pět částí. V horní části jsou zobrazeny základní údaje o subjektu. V druhé části lze přidávat a editovat adresy subjektu, tlačítkem lze nastavit, která adresa subjektu je defaultní. Vyplnění položky „DIČ“ na adrese subjektu má přednost před DIČ uvedeném přímo na subjektu. V tomto případě se pak například pro některé sestavy uplatní DIČ z adresy subjektu. Může mít vliv na tvorbu souhrnného hlášení.

Získání GPS souřadnic

Tlačítko „Získání GPS souřadnic“ slouží ke stažení GPS souřadnic k vyplněným adresám subjektů. Pro použití je nutné nainstalovat a v klientské komponentě zaregistrovat doplněk klienta (AddIn) „ESO9_GETGPSCOORD“. Pro zobrazení tlačítka je dále třeba v uživatelských akcích (viz 9.6.14 Uživatelské akce) založit pro stránku subjekt\SubjAdr.htm tlačítko „Získání GPS souřadnic“. Na stránce adres subjektu pak budou po spuštění tlačítka naplněny GPS souřadnice k vyfiltrovaným adresám.

Export souřadnic

Pomocí tlačítka „Export souřadnic do KML“ je možné vyexportovat GPS souřadnice vybraných subjektů do formátu KML (používá většina GPS zařízení nebo např. Google Maps). Ze souřadnic defaultních adres vyfiltrovaných subjektů se po spuštění tlačítka vytvoří exportní soubor typu KML, který se nabídne k uložení. Po uložení se pokusí spustit program, který je ke zpracování souborů toho typu v operačním systému zaregistrován.

Čtěte také: Použití a rozměry hoblovaných bočních prken

Správa kontaktních osob

Slouží k evidenci všech osob daného subjektu. Funkčnost je podobná jako v odkazu "Osoby" ze záložky „Základní údaje“. Vstupní formulář je rozdělen na tři části. V horní části jsou zobrazeny základní údaje o subjektu. V prostřední části lze přidávat a editovat osoby subjektu, tlačítkem lze nastavit, která osoba subjektu je defaultní. Pro každou osobu lze identifikovat, ke které adrese subjektu patří, případně vazbu tlačítkem zrušit.

Správa bankovních účtů

Slouží k evidenci všech bankovních účtů daného subjektu. Funkčnost je podobná jako v odkazu "Bankovní účty" ze záložky „Základní údaje“. Vstupní formulář je rozdělen na dvě části. V horní části jsou zobrazeny základní údaje o subjektu. Ve spodní části lze přidávat a editovat bankovní účty subjektu, tlačítkem lze nastavit, který bankovní účet subjektu je defaultní.

Převod IBAN a zveřejněný účet MF ČR

Tlačítko „Převod IBAN ←→ číslo účtu“ umožňuje převést číslo bankovního účtu na IBAN a naopak IBAN na číslo účtu. Podmínkou pro převod čísla účtu na IBAN je, že v číselníku 9.1.1 Banky musí být u banky uveden kód státu. Pro provedení převodu je doporučeno výsledek zkontrolovat. Položka „Zveřejněný účet MF ČR“ byla po instalaci verze 4.6 u všech existujících subjektů nastavena na hodnotu „Ne“. Pokud je na dokladu uveden subjekt, jehož DIČ začíná znaky „CZ“ a současně platba je směrována na bankovní účet, který nemá nastavenu vlastnost Zveřejněný účet MF ČR na „Ano“, nebo je to účet zahraniční nebo účet u subjektu vůbec neexistuje, pak se při uložení tohoto dokladu v závislosti na nastavení v typu dokladu zobrazí upozornění.

Integrace s ARES a dalšími registry

Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES) je informační systém Ministerstva financí, který eviduje všechny subjekty registrované v České republice, umožňuje jejich vyhledávání a zprostředkovává zobrazení údajů vedených v jednotlivých registrech státní správy (veřejný, živnostenský a insolvenční rejstřík, RES, registry plátců DPH a spotřební daně, středisko cenných papírů, centrální evidence dotací či úpadců, seznamy pojišťoven, občanských sdružení, církví, škol a politických stran atd.). Subjekty se do systému registrují automaticky, jejich hlavním identifikačním prvkem je IČ (identifikační číslo). V IS ARES se nelze registrovat přímo. Je nutné postupovat ve shodě s příslušnými zákony a registrovat se na registračních místech příslušných orgánů veřejné správy. Součástí informačního systému ARES je i API rozhraní pro vyhledání subjektu a zpřístupnění jeho veřejných údajů ze zdrojových registrů. Služby může využívat každý, pokud bude respektovat podmínky provozu.

Ověřování a aktualizace dat z ARES

V sekci „Údaje pro ARES“ je možné zde ověřit nebo aktualizovat údaje o subjektu z ARESu. Tlačítko „Proveď ARES“ ověřuje nebo aktualizuje data z rejstříku ARESu dle IČO vybraného subjektu. Lze ověřit/aktualizovat DIČ, název subjektu, adresu subjektu (ulice a číslo, PSČ a město, stát), právní formu subjektu, vlastnost plátce DPH, osoby subjektu (jméno, funkce) a obory činností (poznámky k subjektu typu OC). Tlačítko lze použít (při aktualizaci, ne ověření) i pro subjekt (resp. IČO), který doposud v číselníku není uložen (vkládá se).

Čtěte také: Informace o omítání bočního řeziva

Hromadná aktualizace ARES

Tlačítko „Hromadná aktualizace ARES“ provede aktualizaci údajů z ARESu pro označené subjekty. Při hromadné aktualizaci se provede vždy aktualizace všech údajů. Pokud není žádný subjekt označen, provede se aktualizace pouze vybraného subjektu. Databázi má smysl stahovat jednou denně pomocí automatické úlohy.

Poznámka: Jestliže při aktualizaci dat z ARESu dojde ke změně DIČ, založí se poznámka pro původní DIČ. Obdobně se postupuje, pokud je při aktualizaci zjištěn jiný název subjektu než je název v ARESu - název v subjektu bude přepsán a zároveň bude založena poznámka pro původní název. Pokud je při aktualizaci zjištěna jiná adresa v ARESu, než je defaultní adresa subjektu v číselníku, a zároveň tato adresa u subjektu neexistuje, založí se nová defaultní adresa. Jestliže je při aktualizaci z ARESu zjištěno, že subjekt přestal existovat, zapíše se o tom automaticky informace do poznámky k subjektu.

Ověřování DIČ v EU (VIES)

Tlačítko „Ověření DIČ v EU“ provede ověření DIČ na portálu VIES pomocí služby SOAP. Výsledek ověření se zobrazí vpravo vedle tlačítka. Zároveň se do poznámek k subjektu zapíše informace o provedení ověření, která v případě kladného ověření obsahuje i tzv. ID transakce.

Ověření důvěryhodnosti plátce DPH

Pomocí tlačítka „Ověření důvěryhodnosti plátce lze aktualizovat subjekty a jejich účty pomocí webové služby ministerstva financí ČR. Ověření se provádí pouze pro označené subjekty. Pokud není označen žádný subjekt, ověřuje se aktuální subjekt. Volitelně lze ověřovat bankovní účty také u subjektů se slovenským DIČ (začínajícím znaky „SK“).

V sekci „Údaje k DPH“ lze nastavit vlastnost Plátce DPH. Jestliže je v položce „Důvěryhodnost“ nastavena hodnota „Nedůvěryhodný“, pak se při uložení tohoto dokladu v závislosti na nastavení v typu dokladu zobrazí upozornění. Tato kontrola lze nastavit (měkká/tvrdá) v číselníku 9.4.4 Typy dokladů.

Čtěte také: Vše o bočním prkně (dřevo)

Kontrola DIČ a IČO

Položka IČO je pro PL subjekty (které mají zadané DIČ) kontrolována na správnost formátu a struktury. Položka DIČ je kontrolována na správnost formátu. Momentálně je tato kontrola prováděna pro AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, GB, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK. Navíc se provádí také kontrola struktury pro PL. Pro ověření se používají různé rejstříky, lze využít jak pro české a slovenské subjekty, tak i pro ostatní. Pro slovenské subjekty (pro DIČ začínající znaky „SK“) je to rejstřík Finanční správy SK.

Další funkcionality pro správu subjektů

Zařazení do skupin a typů

Subjekty je možno zařadit do skupin (dodavatelé, odběratelé, …) prostřednictvím uživatelsky nastavitelné definice typu subjektu, viz odkaz "Typ". Jeden subjekt může být ve více typech. Slouží k zařazení subjektu do typu subjektu. Pro každý subjekt je možno nastavit různé vlastnosti v závislosti na roli, v níž na konkrétním dokladu subjekt vystupuje. Vstupní formulář se skládá za dvou částí. V horní je identifikován subjekt, ve spodní se zadává jeho přiřazení do typu subjektu a obchodní podmínky.

Poznámky k subjektům

Umožňuje zadávat ke každému subjektu libovolné množství poznámek různých typů. Některé typy poznámek mají v systému funkčnost. Ve spodní formě se zobrazují informace o provedení ověření DIČ v EU, které byly provedeny tlačítkem Ověření DIČ v EU.

U odkazu se (dle poznámek k subjektu) zobrazuje hodnota, která vyjadřuje, zda je nebo není subjekt v Insolvenčním rejstříku, podrobnosti viz „Práce s insolvenčním rejstříkem v ESO9“.

Cenová politika a značení zboží

Popis významu jednotlivých položek při zadávání cenové politiky - viz činnost 9.3.6 Cenová politika. Umožňuje pro konkrétní subjekt definovat odlišné značení zboží a některé jeho vlastnosti. Toto značení bude použito ve složkách dokladů, pokud pro subjekt na hlavičce dokladu a zboží na složce je značení definováno.

Tisk a číselné řady

Tisk je možné provést pro aktuální, označené nebo všechny subjekty. Odkazem lze dočasně změnit číselnou řadu pro nově pořizované subjekty. Číselná řada pro automatické číslování nových subjektů je definována v parametrech systému (parametr SUBJEKT_CISRAD). Pokud si uživatel přeje číslovat nově pořizované subjekty z jiné řady, definuje tuto řadu v této volbě.

Vztahy podřízenosti a nadřízenosti

Umožňuje definovat vztahy podřízenosti a nadřízenosti mezi subjekty. Ke každému subjektu je možno definovat jeden nebo i více podřízených subjektů. Subjekt může být podřízen pouze jednomu subjektu (v daném intervalu platnosti).

DPH a související výkazy

Systém podporuje řadu funkcionalit souvisejících s DPH a legislativními požadavky.

Ověřování Firem a jejich Bankovních účtů přímo v registru plátců, a to jak z adresáře, tak i z konkrétního Dokladu. Registr plátců DPH - vyhledání - otevře se webové okno, kde můžete zadat DIČ firmy, kterou chcete ověřit. Okno Registr plátců DPH je možné vyvolat i z karty každého dokladu pomocí stejnojmenného tlačítka. Podmínkou je, aby v příslušném poli na dokladu bylo DIČ zadané ověřované firmy.

Další možnosti a funkce

Zobrazí odděleně sumu všech evidovaných dokladů, sumu nespárovaných za uvedené typy a sumu penále. Dále je možné přejít přímo na tvorbu zápočtu pro zvolený subjekt (viz 1.3.2.1 Zápočtové doklady) a na tisk inventarizace pohledávek nebo závazků k zadanému datu, což jsou tiskové formuláře ve formě dopisu, které posílá firma jako seznam pohledávek nebo závazků pro vzájemné odsouhlasení. Vstupnímu formuláři předchází filtr.

Odkaz „Ochrana osobních údajů“ slouží k evidenci právních důvodů a účelů zpracování osobních údajů v souvislosti s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR - General Data Protection Regulation).

Mandátní smlouvu je nutno uzavřít v případě, že chceme vystavovat inkasní příkazy, viz 1.2.1.13 Tvorba inkasního příkazu. Inkasní příkaz lze vystavit pouze v případě, že na dokladu je uvedena platební podmínka s příznakem „inkasní příkaz“ a subjekt se stejným účtem, jako je účet na mandátní smlouvě. Odkazem „Tisk smlouvy“ je možno smlouvu na základě zadaných údajů vytisknout.

Ministerstvo financí, v souladu s Nařízením vlády č. 425/2016 Sb., o seznamu informací zveřejňovaných jako otevřená data, zveřejňuje tyto informace o osobách zapsaných v České republice ve veřejných rejstřících podle § 7 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Veřejnými rejstříky právnických a fyzických osob se podle § 1 tohoto zákona rozumí spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, obchodní rejstřík a rejstřík obecně prospěšných společností.

tags: #bocni #lista #ares #informace

Oblíbené příspěvky:

• Vše o plastových obrubnících
• Průvodce extrudovaným polystyrenem 20 mm
• Odolné řešení odvodnění s FASERFIX žlaby
• Efektivní kombinace pro moderní bydlení
• Přečtěte si o významu objemové hmotnosti betonu