Zálohy a jejich vyúčtování ve stavebnictví a související informace

Pojem zálohy a jejich vyúčtování je v účetnictví a v daňové oblasti zásadní, zejména pak ve stavebnictví, kde se často pracuje s velkými částkami a dlouhými dodacími lhůtami. Správné účtování záloh a jejich vyúčtování je klíčové pro dodržení legislativy a správné vykazování hospodářského výsledku.

Definice a právní rámec záloh

Nový občanský zákoník (NOZ) vymezuje v § 1807 zálohy. Má se za to, že co dala jedna strana druhé před uzavřením smlouvy, je záloha. Smlouva zavazuje dva subjekty, například A je dodavatelem energií a B je subjekt, kterému je energie dodána (odběratel) a který je povinen dluh z dodávky uhradit. Ve smlouvě může být uveden požadavek, aby před splněním dodávky byla poskytnuta záloha. Odběratel zaplatí zálohu v penězích a ta mu bude vyúčtována v daňovém dokladu ve vyčíslení hodnoty dodávky jako snížení dluhu. Pro odběratele je zaplacená záloha pohledávkou vůči dodavateli. Přijatou zálohu považuje dodavatel před splněním dodávky za závazek.

Zálohová forma jakékoli platby přináší možnost a potřebu platbu vyúčtovat oproti skutečně vynaloženým nákladům a rozdíl z vyúčtování následně s poskytovatelem zálohy případně také vypořádat.

Účetní aspekty záloh

Podle doby plnění a doby vyúčtování zálohy rozlišujeme v účetnictví poskytnuté zálohy a přijaté zálohy a dále je členíme podle doby vyúčtování na krátkodobé, které budou vyúčtovány v období jednoho roku, a zálohy dlouhodobé, jejichž doba vyúčtování přesáhne tuto dobu:

• 314 - Krátkodobé poskytnuté zálohy
• 324 - Krátkodobé přijaté zálohy
• 465 - Dlouhodobé poskytnuté zálohy
• 455 - Dlouhodobé přijaté zálohy

Na uvedených účtech se účtují zálohy na provozní náklady a výnosy. Ve třídě 05 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek se účtují pohledávky, které se týkají budoucího ocenění. Pořizovací náklady na dlouhodobý majetek, které jsou na účtu 041 a 042 - Nedokončený dlouhodobý majetek, je možné ovlivnit časovým rozlišováním, zpravidla nevyfakturovanými dodávkami, které lze zahrnout do ocenění ještě před vyúčtováním záloh, když je zapotřebí k určitému datu nedokončený majetek uvést do používání.

Čtěte také: Zakládání staveb: Nové normy a technologie

Zálohy jsou také formou časového rozlišování výdajů a nákladů a příjmů a výnosů, protože je rozdíl v uskutečnění nákladů a s nimi souvisejícími výdaji a obdobně je tomu u výnosů a příjmů. Protože se výsledek hospodaření vypočítá jako rozdíl nákladů a výnosů, nikoliv jako rozdíl příjmů a výdajů, je potřeba, aby se k 31. 12. určila hodnota nevyfakturovaných dodávek k zaplaceným zálohám a dohadná položka aktivní k přijatým zálohám. Záleží také na tom, zda se zálohy na stejný účel pravidelně opakují, pak není zapotřebí k datu účetní závěrky k zálohám účtovat dohadné položky.

Okamžikem uskutečnění účetního případu je den poskytnutí či přijetí zálohy. O záloze se účtuje přijaté nebo poskytnuté, čili o penězích, které byly připsány na účet, nebo v hotovosti na pokladnu. Prvotními doklady o účtování o přijetí či poskytnutí zálohy jsou platba z bankovního účtu, pokladní doklad a v méně frekventovaných případech interní doklad.

Účtování poskytnutých záloh

Účetní jednotka může platit zálohy svým dodavatelům na dodávky majetku nebo provedení služeb. Protože jsme dodavateli zaplatili, ale zatím jsme od něj neobdrželi žádnou protihodnotu, vzniká nám u něj pohledávka.

Pokud nedojde k realizaci dohodnutého plnění, pro které byla poskytnuta záloha, mělo by dojít k vrácení nevyúčtované částky druhou stranou. Jestliže se nám nedaří vymoci vrácení poskytnuté zálohy, měli bychom přikročit dle principu opatrnosti k tvorbě opravné položky k zálohám. Tyto opravné položky nelze vytvářet jako zákonné položky dle zákona o rezervách, a jsou proto bohužel daňově neuznatelné.

Příklady poskytnutých záloh:

Čtěte také: Zjistěte vše o suchých stavbách

• poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek (účtová skupina 05)
• poskytnuté zálohy na zásoby (účtová skupina 15)
• poskytnuté zálohy dlouhodobé i krátkodobé na služby (účet 314)

Účtování přijatých záloh

Účetní jednotka může od svých odběratelů požadovat zálohu na dodání zboží, výrobků nebo poskytnutí služeb. O záloze účtuje až v okamžiku jejího uhrazení. Jelikož jsme od odběratele obdrželi platbu, ale ještě jsme mu nic nedodali (resp. neposkytli službu), účtujeme o závazku za odběratelem. Přijaté zálohy jsou našimi pasivy, tedy částkami, které budeme muset buď vyúčtovat, nebo je v případě neuskutečnění plnění vrátit.

Rozlišujeme, zda se jedná o dlouhodobý nebo krátkodobý závazek. Rozhodující je doba mezi poskytnutím zálohy a provedením dodávky (poskytnutí služby). Pokud je tato doba delší než 1 rok, jedná se o dlouhodobý závazek.

Zálohové faktury

Zálohová faktura (někdy též zálohový list), proforma faktura, výzva k platbě - všechny tyto pojmy označují v podstatě totéž. Doklad, který není účetním ani daňovým dokladem a jeho podoba a použití se neřídí žádným zákonem. Může také sloužit jako forma cenové nabídky. O vystavení zálohové faktury se neúčtuje a jejím vystavením nevznikají žádné daňové dopady, dokud nedojde k úhradě.

Využívání zálohových faktur lze doporučit zejména plátcům DPH a také právnickým osobám, resp. těm, kdo vedou účetnictví. U plátců DPH je to z důvodu, že dokud není zálohová faktura uhrazená, není potřeba odvádět DPH. Účetní jednotce nevzniká úhradou zálohové faktury zdanitelný výnos. Využijí je ale i fyzické osoby neplátci DPH, a to jako řešení problému s neuhrazenými fakturami. Pokud nedodáme zboží nebo nezahájíme práce, dokud nám klient neuhradí zálohu dopředu (buď v plné, nebo částečné výši), předejdeme tomu, že práce je odvedená, popř. zboží dodané a na peníze marně čekáme.

Pokud nedojde k dodání zboží nebo poskytnutí služby, jelikož vystavená zálohová faktura není účetní ani daňový doklad, nepředstavuje žádný problém situace, kdy zákazník zálohovou fakturu neuhradí.

Čtěte také: Jak se změnila pravidla požární bezpečnosti staveb

DPH a zálohy

Účetní jednotka, plátce DPH, má povinnost přiznat daň k okamžiku uskutečnění zdanitelného plnění nebo ke dni zaplacení zálohy (k tomu dni, který nastane dříve). Plátci DPH, ať už jde o fyzickou, nebo právnickou osobu, vzniká povinnost ke dni přijetí platby vystavit daňový doklad dle zákona o DPH (ZDPH). Na tomto dokladu se neuvádí, za co platba byla, ale uvádí se pouze text, že jde o daňový doklad k záloze. Na základě tohoto dokladu musí plátce DPH odvést DPH v měsíci, kdy obdržel platbu zálohy.

Zálohy se ovšem více dotýká změna sazeb DPH. Zde by se částka DPH z příslušné faktury měla shodovat s vykázaným DPH z doplatku či nedoplatku na faktuře od elektrárny.

Od 1. 5. 2004 se staly platby záloh předmětem daně. Dle § 37 odst. (2) ZDPH daň může plátce rovněž vypočítat z úplaty za zdanitelné plnění, která je včetně daně, nebo z částky stanovené podle § 36 odst. 6, která je včetně daně, a koeficientu, který se vypočítá jako podíl, v jehož čitateli je číslo 21 v případě základní sazby daně nebo číslo 15 v případě snížené sazby daně a ve jmenovateli součet údaje v čitateli a čísla 100, vypočtený koeficient se zaokrouhlí na čtyři desetinná místa, vypočtená daň se může zaokrouhlit podle odstavce 1. Z tohoto odstavce lze dovodit, že daň (DPH) z přijaté částky zálohy se počítá vždy „shora“, tj. z částky s daní.

Pokud je cena zadána smluvně jako bez daně, daň na vyúčtovací faktuře vydané se počítá pouze z rozdílů základů. V každém případě je jasné, že zaplacenou zálohu ve snížené sazbě např. v roce 2012 (sazba DPH 14%), ve výši 114 Kč (základ daně 100 Kč) můžeme odečíst např. v roce 2013 (sazba DPH 15%) od vyúčtování 115 Kč (základ daně 100 Kč) tak, že výsledný daňový doklad bude nulový, včetně daně. Jinými slovy zdánlivě odečteme více (115 Kč), než bylo na záloze uhrazeno (114 Kč).

Postup účtování DPH u záloh (obecný příklad)

1. Naše firma (dodavatel) vystaví odběrateli zálohovou fakturu. Na této faktuře může uvést předpokládaný rozpis daně, ale nemusí. Zálohová faktura není ani prvotním dokladem (správně se o ní neúčtuje), ani dokladem daňovým. Podotkněme, že tento krok může být vynechán.
2. Dodavatel vystaví příjmový bankovní (pokladní, interní) doklad a zálohovou fakturu uhradí.
3. Na základě hradicího dokladu následně vystaví daňový doklad k přijaté platbě. Částky s rozpisem daně v jednotlivých sazbách se do daňového dokladu převezmou ze zálohové faktury. Pokud není daň na zálohové faktuře rozepsána nebo se jedná o „přímý“ odpočet bez existence zálohové faktury, tak musí uživatel částky daně následně na daňovém dokladu rozepsat.
4. Dodavatel vystaví vyúčtovací fakturu na konečnou částku a v této faktuře odpočte zaplacené zálohy (a to prostřednictvím odpočtu zálohových faktur nebo „přímým“ odpočtem hradících zálohových dokladů).
5. Dodavatel odvádí daň již pouze z rozdílu celkové částky a odpočtené zdaněné zálohy. Částky odpočtu ve vyúčtovací faktuře se berou z celkového součtu úhrad zálohové faktury (nebo v případě „přímého“ odpočtu přímo z hradících dokladů) a rozpad této částky součtu do jednotlivých sazeb DPH se počítá z rozpisu sazeb daně uvedených na daňových dokladech o přijaté platbě.

Příklady účtování záloh

Následující tabulka ilustruje základní účtování záloh na provozní náklady a výnosy.

Příklad: Účtování záloh na dodávku vody a stočné

PO hradí měsíční zálohy na dodávku vody a na stočné 10 000 Kč. Zálohy jsou vyúčtovány pololetně. V červnu byla doručena faktura na vodné a stočné za období 12/2013 - 05/2014 na 65 000 Kč. Po odečtení záloh je doplatek 5 000 Kč.

Příklad: Záloha na opravu střechy

Druhá PO uzavřela smlouvu na opravu střechy, která se má realizovat v září běžného roku. Předpokládaný náklad bude 450 000 Kč, záloha pro dodavatele bude 250 000 Kč. Oprava byla provedena a dokončena ve stanoveném termínu, fakturováno 448 250 Kč, po odpočtu zálohy přeplatek 1 750 Kč. Stav prostředků na běžném účtu je v potřebné výši.

Příklad: Krátkodobé přijaté zálohy (stravovací zařízení)

Stravovací zařízení - samostatná PO - přijímá zálohy na stravné. Podle počtu vydaných obědů je jednotlivým strávníkům vyúčtovává. Nevyúčtované zálohy k 1. 1. 2014 byly 125 600 Kč.

1. Příjem záloh na stravování celkem 128 800 Kč.
2. Vydaná strava v ceně, kterou mají hradit strávníci, 223 500 Kč.
3. Vrácení záloh na konci stravovacího období 10 900 Kč.

Vyúčtování záloh na služby ve stavebnictví

Rozúčtování se týká především služeb spojených s užíváním jednotky nebo, jinak řečeno, službami, které jsou spotřebovávány v jednotce (bytě). Pro náležitosti vyúčtování platí obecně především § 7 zákona č. 67/2013 Sb., kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostor v domě s byty, a to:

• poskytovatel služeb je povinen vyúčtovat skutečnou výši nákladů oproti zálohám na jednotlivé služby nejpozději do 4 měsíců od skončení zúčtovacího období. Je tomu tak proto, aby mohl poskytovatel získat a zpracovat všechny nákladové faktury za dané zúčtovací období.
• pro finanční vyrovnání, které vyplyne z vyúčtování, tj. buď pro vyplacení přeplatku poskytovatelem služeb příjemci služeb, nebo naopak pro úhradu nedoplatku příjemcem služeb jejich poskytovateli, se stanoví lhůta 4 měsíců ode dne doručení vyúčtování příjemci služeb. Právě z tohoto důvodu je podstatné věnovat velkou pozornost způsobu doručení vyúčtování vlastníkům či nájemcům bytů a bytových jednotek, zcela jistě pak v případech, kdy lze předvídat budoucí soudní spor o úhradu nedoplatku.

Pozor však na sankci, která vyplývá ze zákona o službách, kdy se za nedodržení termínu pro doručení vyúčtování stanoví poskytovateli služeb pokuta za prodlení s nepeněžitým plněním. Některé bližší podmínky pro náležitosti vyúčtování stanoví vyhláška MMR ČS č. 269/2015, o rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům (dále jen „vyhláška o rozúčtování“).

Stanovení záloh na služby nemusí nutně kopírovat rozhodnutí o způsobu rozúčtování cen služeb na jednotlivé příjemce služeb. To může vést k tomu, že budou některé zálohy stanoveny odlišným způsobem, tedy podle jiného kritéria, než toho, které bude použito pro finální rozdělení nákladů na služby po skončení zúčtovacího období. V praxi se však setkáme především se situací, kdy stanovené zálohy budou vycházet ze stejných kritérií, podle kterých dojde k rozúčtování, resp. vyúčtování.

Zálohový příspěvek na správu domu a pozemku

Zálohovou formu plateb příspěvků vlastníků jednotek na správu domu a pozemku dříve určoval zákon. Ze současné úpravy v NOZ povinná zálohová podoba plateb vlastníků určených na úhradu nákladů a výdajů spojených se správou domu a pozemku nevyplývá. V praxi jsou však i po zrušení ZOVB nadále většinou společenství vlastníků uplatňovány a vlastníkům předepisovány příspěvky na správu domu a pozemku ve formě záloh (což by mělo vyplývat ze stanov nebo vnitřních předpisů společenství).

Celkový příspěvek se rozděluje na dvě části, přičemž jedna část je účtována jako dlouhodobá záloha na příspěvek na správu domu a pozemku a druhá jako krátkodobá záloha na příspěvek na správu domu a pozemku. Dlouhodobá záloha představuje dlouhodobý zdroj určený zpravidla na financování údržby, oprav, technického zhodnocení a na pořízení dlouhodobého majetku do vlastnictví společenství a jako taková se s vlastníky po skončení roku nevypořádává a její nevyčerpaný zůstatek se převádí do dalšího roku. Z krátkodobé zálohy se hradí ostatní náklady společenství, obvykle se jedná o každoročně se opakující položky (např. pojištění domu, odměny členů orgánů společenství, revize společných zařízení, bankovní poplatky, náklady na vyúčtování služeb, odměna smluvnímu správci apod.); záloha se zpravidla s vlastníky jednotek každoročně vyúčtuje a rozdíl z vyúčtování se s nimi buď vypořádá, nebo se převede do dalšího roku.

V případě úhrady zálohy na příspěvek na správu domu a pozemku se účtuje až o zaplacené záloze, účetním dokladem pro účtování je tedy výpis z účtu (nelze účtovat o předpisu této zálohy).

tags: #zuctovani #zalohy #staveb #informace

Oblíbené příspěvky:

• Kompletní průvodce kamínkovými povrchy
• Jak na opravu a zpevnění betonu
• Návod: Jak si vyrobit misku ze dřeva
• Objevte krásu a odolnost podlah Florina
• Klíč k dokonalým interiérům