Efektivní seskupování a skrývání řádků a sloupců v Excelu

V Excelu existuje užitečná technika, která vám výrazně usnadní práci s rozsáhlými datovými soubory - seskupování řádků a sloupců. Seskupování řádků a sloupců v Excelu poznáte podle znamének plus a mínus vedle čísel řádků nebo nad písmeny sloupců. Použitím seskupení se totiž práce s velkými excelovými soubory stává jednodušší.

Proč používat seskupování řádků a sloupců?

Seskupování řádků a sloupců se používá zejména v Excelech, kde se pracuje se spoustou dat na mnoha řádcích a sloupcích. Seskupení vám umožňuje dočasně snížit počet řádků a sloupců, a tím vám ulehčuje a usnadňuje práci s daty. Namísto toho, abyste řádky museli manuálně skrývat a odkrývat nebo ukotvovat příčky v listu, tak vám práci v tomto případě ulehčí seskupení řádků a sloupců.

Příklad použití seskupení

Představte si excelový list s výnosy a náklady za několik měsíců. Nejen to, ale výnosy i náklady jsou navíc rozdělené do několika pod výnosů a pod nákladů, takže tabulka má dost sloupců a řádků.

Řekněme, že bychom chtěli vidět pouze souhrnné řádky "výnosů celkem" a "nákladů celkem".

  • Označíme řádky, které chceme seskupit, například detailní řádky výnosů.
  • Na kartě Data vybereme možnost Seskupit. Tím se označené řádky seskupí dohromady, což poznáme podle toho, že se vlevo před čísly řádků přidala lišta se znaménkem plus nebo mínus.
  • Pokud potřebujeme seskupené hodnoty skrýt, klikneme na znaménko mínus.
  • Řádky opět sbalíme a uděláme to samé pro náklady. Označíme řádky s náklady, vynecháme přitom řádek celkových nákladů, který chceme, aby zůstal viditelný, a na kartě Data vybereme Seskupit. Řádky se opět seskupí do jedné skupiny a můžeme je sbalit.

V levé liště se kromě znamének plus a mínus objevila i tato čísla. Ta označují počet seskupených kategorií. Když máme všechny řádky sbalené, kliknutím na číslo 2 se všechny řádky najednou rozbalí. Když klikneme na jedničku, všechny řádky se naráz sbalí po kategoriích.

Čtěte také: Tabulky hustoty dřeva

Vytváření podskupin

Kategorií na řádcích můžeme mít i více. Rozbalíme naráz všechny skupiny pomocí číslice dva v levém panelu. Řekněme, že bychom potřebovali vytvořit ještě podskupiny z pod výnosů.

  • Opět stačí označit příslušné řádky pod výnosů a opět nechat neoznačený řádek celkového výnosu.
  • Na kartě Data vybereme Seskupit. Tím se vytvoří další úroveň kategorií.
  • Postupně takto označíme všechny pod výnosy a pomocí seskupení na kartě Data kategorie seskupíme.

Když máme hotovo, vidíme, že teď máme tři úrovně seskupení. Pokud klikneme na jedničku, výnosy se seskupí pod celkový řádek. Pokud vybereme druhou úroveň, tak se výnosy zobrazí po kategoriích. To samé můžeme udělat i pro všechny kategorie nákladů.

Když máme všechny kategorie seskupené, v první seskupené kategorii máme zobrazené pouze řádky celkových nákladů, výnosů a hrubé marže.

Jak vytvořit seskupení sloupců

Stejný princip můžeme aplikovat i na sloupce. Ve sloupcích máme uvedené měsíce, přičemž měsíce jsou rozdělené ještě do kvartálů, pro které je provedený mezisoučet. Aby se nám s tabulkou lépe pracovalo, můžeme i měsíce sbalit do podkategorií.

  • Označíme první tři měsíce, neoznačujeme souhrnný sloupec pro první čtvrtletí, a na kartě Data vybereme Seskupit.
  • To samé uděláme i pro ostatní měsíce.

Stejná ovládací lišta se přidala i nad sloupce s písmeny. Sbalíme všechny sloupcové kategorie pomocí kliknutí na jedničku. To samé uděláme i pro řádky.

Čtěte také: Praktické využití OSB desek

Odstranění seskupení

Seskupení odstraníte tak, že označíte řádky nebo sloupce ve skupině a na kartě Data vyberete Oddělit.

Klávesová zkratka pro seskupení a oddělení

Pro seskupení a oddělení existuje i klávesová zkratka:

  • Pro seskupení: Označíme sloupce, které chceme seskupit, a použijeme klávesovou kombinaci SHIFT+ALT a šipka doprava.
  • Pro oddělení: Stejná zkratka, akorát se šipkou doleva. Označíme sloupce a zmáčkneme SHIFT+ALT a šipku doleva.

Hromadné odstranění seskupení

Pokud bychom se chtěli zbavit všech vytvořených skupin najednou, tak to nemusíme dělat ručně, ale na kartě Data vybereme Oddělit a zde zvolíme Vymazat přehled.

Automatické seskupení

Existuje i možnost automatického seskupení. Když máme všechny skupiny odstraněné, klikneme do tabulky a na kartě Data vybereme Seskupit a zde Automatický přehled. Tím Excel sám vytvoří skupiny dat. Tato seskupení jsou na základě excelových funkcí. Excel v tomto případě najde všechny funkce jako jsou SUMA a SUBTOTAL a rozdělí data do seskupení podle těchto vzorců.

V tomto případě za nás tedy Excel seskupil data následovně:

Čtěte také: Kompletní průvodce Excel Mix nátěrem

Sbalíme jak řádky, tak sloupce pomocí jedniček a vidíme, že v první úrovni se nám zobrazí výnosy, náklady a hrubá marže pro celý rok. Ve druhé úrovni máme kategorie výnosů a nákladů a ve sloupcích kvartály.

Kopírování a vkládání seskupených hodnot

Seskupení se vám může hodit i ve chvíli, kdy chcete někomu poslat pouze souhrnné výpočty bez detailních hodnot. Seskupíme řádky tak, aby byly vidět pouze celkové výnosy a náklady, a ve sloupcích byly vidět kvartální data.

  • Data označíme a na kartě Domů klikneme na Najít a vybrat a zde Přejít na jinak.
  • Vybereme pouze viditelné buňky, buňky zkopírujeme a vložíme je do sešitu, kam potřebujeme.

Zabezpečení seskupených hodnot

Co když ale nechceme, aby měl někdo náhled na detailní data? Řekněme, že chceme někomu poslat tento excelový sešit, ale nechceme, aby měl náhled na detailní data. Máme dvě možnosti.

Zamknutí listu

První možností je zamknout list. Na kartě Revize vybereme Zamknout list, nastavíme heslo a list zamkneme.

Zobrazí se dialogové okno Potvrdit heslo, kde heslo zadáte znovu a vše potvrdíte. Dejte si pozor na to, že u hesla se rozlišují malá a velká písmena, proto ho vždy musíte uvádět přesně tak, jak bylo zadáno. Jinak heslo může mít až 255 znaků, to znamená, poznamenejte si ho někde a uložte na bezpečné místo. Uzamknout list můžete i bez zápisu hesla, ale takto chráněný list se dá snadno odemknout. Tento způsob je užitečné používat tehdy, když si list se vzorci a uspořádáním teprve připravujete a potřebujete si vyzkoušet, zda jednotlivé vzorce a doplnění buněk budou i po uzamčení pracovat správně. Navíc zde najdete možnost nastavení některých akcí, které se mají uživatelům v rámci práce s listy povolit (například výběr buněk, formátování, vkládání řádků či sloupců, …). Zaškrtněte si ty volby, které chcete povolit i po uzamčení listu.

Skrytí ovládacích tlačítek

Druhou možností je skrýt ovládací tlačítka. Na kartě Soubor vybereme Možnosti a zde Upřesnit. Sjedeme až skoro dolů a najdeme sekci Možnosti zobrazení pro tento list, kde odškrtneme Zobrazit symboly přehledu v případě jeho použití. Po potvrzení zmizí ovládací tlačítka, nicméně tato možnost pouze skryla tlačítka a v podstatě skryla řádky a sloupce.

Skrývání sloupců v Excelu

Skrytí sloupců je účinný způsob, jak zjednodušit pracovní listy, aniž byste odstranili jakákoli data. Skrytí sloupce v aplikaci Excel znamená jeho dočasné odstranění ze zobrazení. Skrytý sloupec se nijak neodstraní ani nezmění, pouze se stane neviditelným v aktuálním zobrazení listu.

Jak skrýt sloupec:

  • Vyberte sloupec (sloupce): Klikněte na záhlaví sloupce, který chcete skrýt.
  • Vyberte možnost Skrýt: V zobrazené kontextové nabídce klikněte na možnost "Skrýt".

Skrytí sloupců nemá vliv na výpočty nebo analýzu dat. Skryté sloupce v aplikaci Excel se ve výchozím nastavení netisknou.

tags: #tabulky #excel #schovani #listy #návod

Oblíbené příspěvky: