Práce v Microsoft Word: Od základů k tisku štítků a obálek

Doba psaní poznámek tužkou na papír už dávno pominula. Většina profesí vyžaduje znalost Microsoft Word a kdo ji nemá, je už předem ztracený. Microsoft Word je jedním z nejoblíbenějších programů pro práci s textem na světě. Kromě toho, že v něm můžete psát text, ho lze i poměrně snadno editovat, aby byl přehledný a splňoval požadavky pro určité typy dokumentů.

Základní informace o Microsoft Word

Microsoft Word je součástí balíku Microsoft 365, dříve známého jako Microsoft Office, který můžete zakoupit na oficiálních webových stránkách společnosti Microsoft nebo ve specializovaných obchodech. Stále oblíbenější je možnost měsíčního nebo ročního předplatného Microsoft 365, které zahrnuje Word a další aplikace. Existuje dokonce i Microsoft Word online, který je úplně zdarma, ale má omezené funkce.

Základní úpravy textu

Když Word spustíte a zvolíte možnost „prázdný dokument“, ukáže se vám „prázdný papír“, na který můžete psát, a horní lišta sloužící k úpravám dokumentu. Ty slouží k základní práci s textem.

Typ písma a jeho velikost

„Font“ definuje, jaký vzhled písma chcete použít. Pro běžné dokumenty se nejčastěji používá automaticky nastavené písmo „Calibri“ nebo „Arial“ či „Times New Roman“, která se pohodlně čtou. Najdete tu ale i fonty, které vypadají jako psané rukou atp. Můžete nastavit v políčku hned vedle typů písma. Přednastavená je vel. 11, některé instituce (například univerzity) preferují vel. 12.

Zvýraznění textu

  • Ikonka „Aa“ slouží pro případ, že byste potřebovali nastavit automaticky všechna písmena VELKÁ (tzv. verzálky).
  • „Bold“ - proto i ikonka s písmenem „B“ - vybraný text ztuční (můžete použít i klávesovou zkratku CTRL + B). To je vhodné používat pro zdůraznění nejdůležitějších informací. V článcích používáme ztučnění jako „zrakovou kotvu“, aby se čtenář mohl zachytit nejdůležitějších sdělení.
  • „Italics“ se skrývá pod ikonkou „I“ (můžete použít i klávesovou zkratku CTRL + I) a způsobí, že text získá mírný sklon.
  • Ikonka s podtrženým „U“ podle anglického „underscore“ (můžete použít i klávesovou zkratku CTRL + U) slouží k podtržení textu, v případě, že potřebujete něco zdůraznit či odlišit (ale ve formálních dokumentech se to nepoužívá - podtržení se považuje za typografickou chybu).
  • Přeškrtnutí textu umožňuje ikonka „ab“.
  • Najdete pod ikonkou, která opravdu připomíná zvýrazňovač se žlutým pruhem pod ním. Zobáčkem si můžete nastavit jeho barvu a poté kliknutím na samotnou ikonku zvýraznění aplikujete tažením přes zvolený text.
  • Se nachází pod ikonkou „A“ s červeným proužkem pod ním. Zobáčkem opět zvolíte vámi preferovanou barvu, myší označíte text, jehož barvu chcete změnit a kliknete na samotnou ikonku. Barva písma se změní. Všimněte si, že podle barvy, kterou zvolíte, se změní i barva proužku u ikonky.
  • Psaní indexů - tedy x2 nebo x2 - využijete při psaní matematických vzorců, plošných či objemových jednotek (např. m2) nebo v případě uvádění poznámek pod čarou nebo citací. Takže velmi zřídka.

Tip: Pro smazání textu není ve Wordu žádná ikonka, text smažete pomocí tlačítka „backspace“, které je přímo na klávesnici (případně klávesou „delete“). Backspace odmazává text směrem doleva od aktuálního kurzoru, delete potom v opačném směru.

Čtěte také: Podrobný návod: Lepení dlaždic na fasádu krok za krokem

Odrážky a zarovnání textu

Je velmi užitečná funkce, která text zpřehlední, pokud píšete seznamy. Až dopíšete jednu odrážku, jednoduše stiskněte klávesu „enter“ a automaticky se vám pod ni zařadí další. Když už nebudete chtít v odrážkách pokračovat, stiskněte ještě jednou „enter“, do nově vytvořené odrážky nic nepište a podruhé stiskněte „enter“. Třetí ikonka v řádu dokonce umožňuje psát víceúrovňový odrážkový seznam.

Zarovnání písma slouží ikonky ve spodním řádku námi vyznačené části panelu. První čtveřice umožňuje vybrat zarovnání písma. Běžně je zarovnané vlevo a většina dokumentů s tímto nastavením vystačí. Můžete ale zarovnávat i na střed, vpravo nebo tzv. „do bloku“, to znamená, že se písmo roztáhne po šířce celého řádku a všechny řádky jsou tak stejně dlouhé. Ikonka s řádky a šipkami pak umožňuje ve Wordu navolit řádkování - tedy jak velké chcete mezery mezi řádky a jednotlivými odstavci.

Tip: Nový odstavec začnete jednoduše po stisknutí klávesy „enter“.

Užitečné funkce a tipy pro práci s textem

Většinu výše popsaných funkcí můžete používat i mnohem rychleji pomocí tzv. klávesových zkratek. To znamená, že nemusíte pořád sahat po myši a přejíždět jí sem a tam, ale můžete formát písma (a mnoho dalšího) nastavit rovnou při psaní na klávesnici.

Zatím jsme nezmínili důležitou funkci, kterou je vkládání zkopírovaného textu a kopírování toho, co jste napsali, kam potřebujete.

Čtěte také: Průvodce pokládkou dlaždic a spárováním

Tip: Pro tyto funkce můžete použít i pravé tlačítko myši. Po kliknutí se vám ukáže nabídka, na jejímž vrchu jsou právě možnosti „kopírovat“, „vložit“ a „vyjmout“.

Tip: Užitečná funkce je také „Nahradit“ v horní liště v sekci „Úpravy“, její pomocí můžete v celém dokumentu jedno slovo či frázi nahradit jiným, aniž byste to museli všude ručně přepisovat.

Kontrola pravopisu a typografických chyb

Microsoft Word vás umí upozornit na některé gramatické a stylistické chyby. Pokud vám červenou vlnovkou podtrhne napsaný text, upozorňuje vás, že se napsané slovo nenachází v jeho slovníku - je v něm gramatická chyba, je to slovo z jiného jazyka nebo hovorový výraz. Modrou vlnovkou vám podtrhne typografické a gramatické chyby, jako je shoda podmětu s přísudkem nebo dvě mezery za sebou apod. Když na podtrženou oblast kliknete, většinou Word uvede, co je zde špatně. Pamatujte, že se v textu nepíše mezera před čárkou ani před tečkou.

Správně: Uvařil jsem guláš.

Špatně: Uvařil jsem guláš .

Čtěte také: Moderní řešení pro koupelny

Tip: Vlevo na spodní liště dokumentu vidíte, kolik už jste napsali stránek a kolik dokument obsahuje slov. Když na počet slov kliknete, zobrazí se vám okno, kde je detailně uvedený počet znaků a další údaje.

Tisk štítků v Microsoft Word

Tisk štítků je velmi užitečnou funkcí Wordu, kterou i s běžnou domácí tiskárnou může zvládnout každý. Nejčastěji se využívá k vytváření adresních štítků na obálky, což může velmi usnadnit život například lidem, kteří provozují vlastní e-shop a často rozesílají různé balíky a zásilky. Využití štítků je ale mnohem více - na štítky můžete tisknout také cenovky, obrázky, loga či fotografie a vytvářet tak design, který charakterizuje vaši firmu. Největší výhodou hromadného tisku samolepících štítků je pak samozřejmě rychlost jejich vytváření.

Rozdíl mezi tiskem štítků a tiskem adres přímo na obálku

Na začátku je třeba vysvětlit si rozdíl mezi tiskem štítků a tiskem adres přímo na obálku. Zatímco v prvním případě potisknete adresou štítky a následně je na obálku nalepíte, ve druhém případě budete dávat do tiskárny samotnou obálku, na kterou tiskárna vytiskne adresu přímo.

Možnosti tisku štítků

  • Tisk na běžný kancelářský papír

    Prvním způsobem je vytištění adresy na běžný kancelářský papír, ze kterého si pak štítek vystřihnete a nalepíte ho na obálku lepicí páskou. Jde sice o nejlevnější, ale málo profesionální řešení, které je navíc pomalé (vystřihnout si štítek a nalepit ho páskou už při pár balíčcích zabere dost času). Jde proto o vhodný způsob pouze pro ty, kteří potřebují odeslat občas pár zásilek. I přesto je ale důležité pohlídat si, jaký papír na štítek použijete - ten musí působit alespoň trochu reprezentativně. I v kategorii kancelářského papíru totiž najdeme různé druhy, které můžeme použít. Podle počtu štítků, které budete tisknout, si pohlídejte zejména správný formát papíru (abyste zbytečně nemrhali velkým papírem na pár štítků).

  • Tisk na samolepicí štítky z A4

    Stále levnou, přitom ale mnohem profesionálnější a rychlejší možností je tisk adres na samolepicí štítky z A4. V tomto případě jde o papír s nařezanými samolepicími štítky, které po jejich natištění snadno odlepíte a nalepíte na obálku bez použití jakéhokoli dalšího materiálu. Samolepicí štítky na A4 mohou mít různé rozměry (podle toho se na A4 vejde 4, 8 nebo 16 kusů štítků).

  • Tisk na samolepicí štítky v rolích

    Pokud potřebujete rozeslat desítky až stovky zásilek denně, bude pro vás ideální profesionální řešení. Tím je tisk adres na samolepicí štítky v rolích. Nejlépe tisk na štítky umí specializované tiskárny, které jsou k tomuto účelu určeny.

Tiskárny pro tisk štítků

Tisknout štítky na běžný kancelářský papír, ze kterého si je poté vystřihnete, zvládne každá domácí inkoustová či laserová tiskárna. Tisk na samolepicí štítky z A4 už musí tiskárna podporovat. Tuto funkci má většina kvalitnějších domácích i kancelářských tiskáren. Před tiskem se ale o tom nezapomeňte přesvědčit v jejím manuálu, kde se mimo jiné dozvíte také to, který zásobník podporuje tisk štítků. Štítky lze často tisknout také pomocí ručního podávání.

Tiskárna na štítky jde často rozpoznat na první pohled. Jde totiž o specializované zařízení, které obvykle umí tisknout jen a pouze na štítky. Výhodou specializovaných tiskáren štítků je rychlý a spolehlivý provoz, přesnost a snadná ovladatelnost. Ve velké většině případů jde o termotiskárny. Pokud potřebujete tisknout pouze černobíle (což je na tisk adresních štítků ideální), hodit se vám bude tiskárna na štítky, která pracuje na principu přímého termotisku. Nepotřebuje žádnou náplň, pouze speciální samolepicí etikety s termocitlivou vrstvou. Její další výhodou jsou proto nízké náklady na provoz.

Než k samotnému tisku přistoupíte, musíte ale tiskárnu nastavit. Na kartě Tisk se pod možností Vlastnosti dostanete k detailnějšímu nastavení.

Software pro tisk štítků

Pokud si při tisku adresních štítků vystačíte s tím, že vytisknete pouze jméno a adresu a nic dalšího nepotřebujete, žádný specializovaný program na tisk štítků potřebovat nebudete. Výsledek si můžete zkontrolovat kliknutím na Náhled výsledků. Pokud jste s výstupem spokojeni, stačí kliknout na Dokončit a sloučit a následně na Upravit jednotlivé dokumenty.

Pokud z nějakého důvodu potřebujete sofistikovanější nástroj, je na výběr celá řada. Software na tisk štítků je dnes již velmi rozšířený, takže není problém si vybrat program, který vám bude vyhovovat.

  • Avery Zweckform

    Avery Zweckform je bezplatný nástroj, který kromě adresních štítků umí tisknout i vizitky, čárové kódy či nejrůznější etikety na zásilky, složky či pořadače. Nemusíte nic instalovat, vše uděláte přímo v prohlížeči po vstupu do programu. Přivítají vás jednotlivé šablony pro různé etikety, cenovky či štítky. Zde si zvolíte takový rozměr adresních štítků, jaký mají skutečné štítky, na které budete tisknout. Poté si můžete vybrat z různých grafických návrhů těchto štítků, načež do nich jednoduše vložíte jména a adresy (můžete je importovat také hromadně z počítače či Google Drive). Následně už jen vše překontrolujete, nastavíte detaily tisku a pošlete je do tiskárny. Jde o velmi rychlý a pohodlný způsob, jak vytvářet adresní štítky s grafikou.

  • Planet Soft Label

    Planet Soft Label umožňuje vytvářet libovolné štítky, etikety nebo čárové kódy, přidávat do nich různou grafiku a pracovat přitom s externí databází adres. Program je opět také velmi intuitivní a snadný na ovládání.

  • Formix

    Formix je český program, který kromě adresních štítků umí mnoho dalšího - například poštovní formuláře, faktury, vizitky, čárové kódy, EET účtenky i mnoho dalšího. Samozřejmostí je opět i práce s nejrůznějšími externími databázemi včetně těch adresních. Program je určený pouze pro Windows a je potřebné ho nainstalovat do počítače. Zdarma je ale pouze jeho demoverze. Nabízí sice všechny funkce, které má i plný program, jeho platnost je ale omezená pouze na 50 spuštění.

Jak jste viděli, tisk štítků ve Wordu není žádná věda. Pokud pravidelně tisknete pouze pár štítků, žádný další program potřebovat nebudete. Bohatě si vystačíte právě s MS Word. S Excelovou databází adres si zase ušetříte zbytečné ruční vyplňování jmen a adres.

Tisk adres na obálky v Microsoft Word

Při komunikaci s klienty či dodavateli může být čas od času třeba rozeslat více obálek najednou. Jejich nadepsání ručně by však bylo dost otravnou záležitostí. V takové chvíli je dobré vědět, jak na obálky adresy natisknout.

Výběr správné velikosti obálky

Při tisku obálek je prvním krokem výběr správné velikosti obálky. Do menší obálky by se nám dokument nemusel vejít, velká obálka by zase při menším dokumentu byla zbytečným mrháním papíru. Základních obálkových formátů je celkem 11. Označují se různými písmeny - B, C, E, DL, kde E jsou největší, C nejpoužívanější, B jsou o něco málo větší než C. Formát DL je zase nejpoužívanější obálkou v obchodní korespondenci. Nejčastěji budete používat určitě C obálky nebo obálku DL. U „céček“ lze jednoduše vybrat vhodnou obálku tak, že se budete řídit formátem papíru. Například papír A4 se nepřeložený vejde do obálky C4, A5 zase do obálky C5, A6 do obálky C6 a podobně. Pokud korespondenci zasíláte téměř výlučně ve formátu A4, pak se vám bude nejlépe hodit formát obálky DL. Ten je v obchodní korespondenci používaný nejčastěji. Pokud však zasíláte stoh papírů najednou nebo tlustší materiály, ty už se vám do „céčkových“ obálek nevejdou. Kartonové obálky z klasické či vlnité lepenky zase můžete potisknout v případě, kdy budete zasílat něco těžšího - tlusté materiály, časopisy, katalogy nebo pevné předměty.

Jakmile máte vybranou vhodnou velikost obálky, můžete spustit samotný tisk na obálky. Klikněte na Tisk a zkontrolujte si, zda se obálka vytiskla správně. Pokud ano, můžete přistoupit k tisku většího počtu obálek.

Tiskárna pro tisk obálek

Na obálky umí tisknout většina tiskáren, nicméně určitě ne všechny. Pokud kupujete novou tiskárnu, je to nejjednodušší - v popisu produktu určitě najdete to, zda tiskárna tisk na obálky podporuje. Dozvíte se určitě i to, jaké formáty obálek je tiskárna schopná potisknout (nejčastěji jsou to DL, C4, C5, B4 či B5). Pokud váháte nad tím, jakou tiskárnu pro tisk obálek zvolit, řiďte se spíše množstvím, které budete tisknout.

Pokud chcete tisknout na obálky na tiskárně, kterou už máte a nevíte, zda na obálky tisknout umí, otevřete si např. ve Wordu kartu tisk (klávesová zkratka Ctrl+P), přejděte do Další nastavení a podívejte se, zda můžete v části Typ papíru změnit formát na Obálky. Pokud to není možné, podívejte se do části Velikost papíru a zjistěte, zda ho můžete přepnout na formát obálky, na kterou budete tisknout (například C4 nebo B4). Poslední možností je pak uživatelská příručka k vaší tiskárně. Při nastavení tisku na obálky je vždy nutné řídit se pokyny z uživatelské příručky vaší konkrétní tiskárny.

Nastavení tisku obálek

Poté, co si otevřete soubor se zadanou adresou a vyberete tisk, budete muset nastavit několik věcí - vyberete tiskárnu, v sekci Vlastnosti nastavíte základní orientaci papíru, v části Typ papíru zase požadovaný formát obálky. Vyberete také to, do jakého zásobníku dáváte obálku a jakým směrem, čímž se vyhnete chybnému tisku. Jednotlivé kroky mohou být u různých tiskáren také různé.

Některé tiskárny umí tisknout na obálky, které vložíte do předního či zadního zásobníku (podle toho, jaký má vaše tiskárna). Je ale naprosto důležité pohlídat si správné umístění obálky (tiskárna sama řekne Wordu, jak má být obálka vložena, a právě tato instrukce se vám v MS Word při nastavování tisku na obálky zobrazí jako obrázkový návod). Dost tiskáren ale tisknout na obálky ze zásobníku neumí. V takovém případě jim je budete muset podávat ručně (k ručnímu podávání se dostanete po odklopení zadního krytu tiskárny).

Tisk adresy na obálku přímo v Excelu provést nelze, dokument Excel ale lze použít jako seznam adresátů a natisknout obálky opět přes Word. Excel využijete jako externí databázi, kde v záhlaví tabulky budete mít uvedeno jméno, příjmení, ulici s číslem popisným, město a PSČ. Následně nastavujeme opět ve Wordu.

Jak jste mohli vidět, tisk na obálky z MS Word a Excel není vůbec složitý, právě naopak.

Doufáme, že vám návod pomohl. Ale nezapomeňte, že nejlépe se učíte samotnou prací s programem, takže si ho klidně ve volných chvílích otevřete a zkoušejte různé věci. Můžete i prozkoumat další funkce, které jsme nezmínili. Ovládání je vcelku intuitivní, takže se nebojte.

tags: #word #tisknuti #dlazdic #informace

Oblíbené příspěvky: